شفافیت سازمانی؛ تضمین اعتماد و مشارکت بیشتر ذی‌نفعان

55آنلاین: سازمان‌های سنتی، بیشتر در درون مرزهای سازمان خود فعال بوده‌اند و توجه کمتری به محیط سازمان، ذی‌نفعان و شبکه‌های همکاری با سایر سازمان‌ها و نهاد‌ها داشته‌اند. به تدریج و با گذشت زمان به وضوح مشخص شد که ایجاد فضای باز و تعامل هر چه بیشتر سازمان‌ها منجر به ایجاد ارزش‌افزایی بیشتر برای سازمان‌ها شده است. علاوه‌بر این چنین پارادایمی منجر به شکستن دیوارهای بسته شرکت‌ها و موجب توسعه مفاهیمی چون ارتباطات 360 درجه، پاسخگویی سازمانی، مشارکت ذی‌نفعان، رشد برد- برد و شفافیت سازمانی شد. شفافیت سازمانی یکی از مفاهیمی است که در یک فضای باز سازمانی و همکاری سالم و صادقانه مورد نیاز هر ذی‌نفعی است که با یک سازمان در تعامل قرار می‌گیرد تا موارد مورد نیاز خود را به‌طور شفاف از سازمان دریابد. شفافیت از لحاظ لغوی، به معنای امکان نگاه کردن به درون یک چیز به‌منظور فهمیدن آنچه در آن می‌گذرد، است. مفهوم اصلی شفافیت در سازمان‌ها بر قابلیت دسترسی به اطلاعات دلالت دارد. یک سازمان شفاف، سازمانی است که افراد درون و بیرون آن بتوانند به‌منظور شکل دادن به نظراتشان، در مورد اقدامات و فرآیندهای درون آن سازمان، اطلاعات مورد نیازشان را به دست آورند. شفافیت سازمانی موجب می‌شود که اطلاعات مورد‌نیاز درباره عملکرد، تصمیمات و وضعیت موجود سازمان به‌طور قابل فهم در اختیار ذی‌نفعان قرار بگیرد.

شفافیت سازمانی توانسته است به‌خوبی در مباحث مرتبط با مسوولیت اجتماعی شرکت‌ها قرار گیرد و بخشی از گزارش‌های مسوولیت‌های اجتماعی شرکت‌ها به این مبحث اختصاص می‌یابد.همچنین استانداردهای مرتبط با مسوولیت اجتماعی همچون استاندارد (GRI (Global Reporting Initiative 1 شفافیت را در میان اصول خود جای داده است. ذی‌نفعان سازمانی مختلف دارای نیازهای اطلاعاتی متفاوتی هستند که سازمان باید به خوبی این اطلاعات را تولید و در اختیار آنان قرار دهد. برای مثال دریافت اطلاعات از صورت‌های مالی و سرمایه‌گذاری‌های سازمانی از نیازهای اطلاعاتی مهم سهامداران و شرکای سازمانی است درحالی‌که فرآیند انتخاب تامین‌کنندگان و قیمت‌ها و کیفیت‌های تامین از مواردی است که تامین‌کنندگان علاقه‌مند به دانستن آن هستند. از طرف دیگر جامعه نیاز دارد تا تاثیرات سازمان بر محیط زیست و اجتماع خود و همچنین فرآیند استخدام در شرکت را به روشنی بداند.

سازمان برای آنکه بتواند عملکردی شفاف داشته باشد، باید مراحلی را طی کند تا بتواند شفافیت خود را تضمین کند. در ابتدا باید سازمان دقیقا از نیازهای اطلاعاتی کلیه ذی‌نفعان خود اطلاع پیدا کند. سازمان باید بداند که ذی‌نفعان در چه مواردی کنجکاو هستند و به‌طور مناسب اقدام به تولید محتوا و توزیع مناسب آن در میان ذی‌نفعان کند و در این موارد به آنان پاسخگو باشد. همچنین کلیه تصمیمات، فرآیندها و عملکردهای مرتبط را با ذی‌نفعان خود در میان بگذارد. سازمان باید سعی کند که در این موارد متهم به پنهان‌کاری نشود. شفافیت همچنین، مستلزم پاسخگویی است، سازمان‌های شفاف پاسخگوی اعمال، گفتار و تصمیم‌های خود هستند زیرا این اطلاعات جهت بررسی در دسترس دیگران قرار می‌گیرد. همچنین پنهان کاری به معنای عمدا مخفی کردن اقدامات و شفافیت به معنی آشکار کردن است. برای هر دسته از ذی‌نفعان باید محتوای اطلاعاتی، افراد هدف، فرمت و شکل اطلاعات، زمان و فواصل ارائه اطلاعات، رسانه و کانال ارتباطی به‌خوبی مشخص شود. همچنین سازمان باید سعی کند تا از ارائه اطلاعات خود کسب ارزش کرده و برند سازمان را از این طریق به‌عنوان سازمانی شفاف تقویت کند.

شفافیت سازمانی می‌تواند ارزش‌های مختلفی را برای سازمان بیافریند. به این ترتیب از خلال شفافیت سازمانی و به علت افزایش اعتماد، مشارکت ذی‌نفعان با سازمان بیشتر می‌شود. این رویکرد باعث می‌شود مدیران با اعتماد به نفس بیشتر که حاصل عدم هر گونه پنهان‌کاری است، به مدیریت سازمان بپردازند و رضایت و عملکرد ذی‌نفعان نیز بهبود می‌یابد و مهمترین نتیجه آن ایجاد اعتماد همگانی در سازمان و شهرت بیشتر آن است. حاکمیت سازمان و نحوه مدیریت سازمان از عوامل موثر در شفافیت سازمانی است. حاکمیت سازمان باید در سطوح عالی سازمان و در سطوح اهداف استراتژیک خود پایبندی به عملکرد باز داشته باشد. توجه به مسوولیت‌های اجتماعی سازمان نیز می‌تواند عاملی پیشران برای هدایت سازمان به سوی سازمانی شفاف باشد. در سازمان‌های متعهد به مسوولیت‌های اجتماعی شفافیت سازمانی به‌عنوان بخشی از مسوولیت‌ سازمان‌ها شناخته می‌شود.

اکثر سازمان‌های ایرانی در زمینه شفافیت عملکرد ضعیفی دارند به گونه‌ای که رتبه ایران براساس شاخص‌های سازمان شفافیت بین‌المللی بین 178 کشور جهان 136 است که این رقم نیز شاهدی بر این ضعف گسترده است. مساله شفافیت در سازمان‌های ایرانی از چند بعد می‌تواند اهمیت داشته باشد. عملکرد بسته سازمان‌ها و عدم توجه به شفافیت در بسیاری از سازمان‌های ایرانی نه تنها موجب بدبینی بسیاری از ذی‌نفعان داخلی سازمان‌ها می‌شود بلکه ورود به عرصه جهانی را برای بسیاری از سازمان‌ها با مشکل مواجه می‌سازد. بسیاری از شرکای جهانی جهت همکاری‌ها و به‌خصوص سرمایه‌گذاری نیازمند آن هستند تا به‌طور شفاف بتوانند از سازوکارهای سازمانی مطلع شوند. همچنین بعد دیگری که سازمان‌های ایرانی می‌توانند با گسترش شفافیت خود آن را تضمین کنند، رویه‌های ضد فساد در اداره سازمان‌ها است. فرآیند‌های روشن و اطلاعاتی که از نحوه حاکمیت سازمانی در برابر چشمان همگان گذارده می‌شود و پاسخگویی سازمان در کلیه ابعاد مرتبط با شفافیت موجب می‌شود تا سوءاستفاده از قدرت با محدودیت گسترده‌ای مواجه شود و ضوابط شفاف جایگزین روابط ناعادلانه شود.

پاورقی:

1- یک چارچوب گزارش‌‏دهی پایداری جامعی ایجاد می‏کند که به‌طور گسترده در سراسر دنیا مورد استفاده قرار می‏گیرد تا شفافیت سازمانی بیشتری را ایجاد کند.

منبع: دنیای اقتصاد