چابکی، بلوغ و فرآیند‌های مدیریت پروژه

55آنلاین: چابكي توانايي پروژه‌ها را در برابر چالش‌ها و تغييرات محيطي به‌منظور كسب نتايج مورد نظر افزايش مي‌دهد. عدم آمادگي پروژه‌ در واكنش مناسب به تغييراتي كه پيش‌بيني‌ آنها به دلیل سرعت و ماهيت تغييرات قابل استناد نیستند، منجر به مشكلات زيادي تا حد شكست پروژه‌ها شده است. به دليل تنوع و سرعت تغييرات مستمر محيط پروژه، در اين پژوهش به دنبال مدل، روش و ابزارهاي مناسب برای چابك‌سازي فرآيندهاي مديريت پروژه هستیم تا تيم پروژه در محيط‌هاي آشفته نيز قادر به كسب اهداف پروژه باشد. در اين تحقيق برای تبيين مدل، از مهارت‌هاي بندباز و نحوه عملكرد مخچه در بدن كمك گرفته شده است.

ورود مفهوم چابکي در ادبيات مديريت پروژه بيانگر اين موضوع است که روند تغييرات جاري در فضاي پروژه نه تنها ديگر خطي نيست، بلکه حكايت از نوسانات شديد پارامترهاي موثر در نتايج پروژه دارد. اين نوسانات هم از جنبه شدت و هم از جنبه تعدد قابل ملاحظه است؛ به‌طوري‌که با ابزارها و روش‌هاي معمول مديريت پروژه نتايج مطلوب و قابل قبول در پروژه‌ها حاصل نمي‌شود. از سوي ديگر به علت تعدد و شدت تغييرات در محيط پروژه‌هايي که در فضاي متلاطم قرار دارند توصيه به استفاده از يک رويه و مدل ثابت قابل تعميم براي اين قبيل پروژه‌ها منطقي نبوده و حتي درصورت استفاده مي تواند نتايج معکوسي دربرداشته باشد.

تغييرات مستمر محيط خارج و داخل سازمان‌ها از خصوصيات جدايي‌ناپذير فضاي كسب‌وكار عصر حاضر محسوب مي‌شوند. از تغييرات گريزي نيست؛ ولي نوع نگرش به تغييرات و نحوه پاسخگويي به آن مي‌تواند نتايج حاصل از تغييرات را به شدت تحت‌تاثير خود قرار دهد تا جايي که نتايج حاصل از اين نگرش مي‌تواند در دو طيف سود يا زيان خود را به ظهور رساند. در بازارهاي رقابتي، نياز مبرمي به توسعه و بهبود انعطاف‌‌پذيري و نيز پاسخگويي سازمان وجود دارد. امروزه بسياري از سازمان‌ها و شرکت‌ها با رقابت فزاينده‌ و نامطمئني روبه‌‌رو هستند که به واسطه نوآوري‌هاي تکنولوژيک، تغيير محيط‌هاي بازار و نيازهاي در حال تغيير مشتريان، شدت يافته است. به نظر مي‌رسد تغيير، يکي از ويژگي‌هاي اصلي فضاي كسب‌وكار در عصر رقابتي جديد باشد. کمتر سازماني را مي توان يافت که در يک دوره مثلا سه تا شش ماهه يا حتي يکساله، تغييري را در محيط خود شاهد نباشد. با توجه به بافتي که در حال حاضر بر دنياي کسب‌وکار سازمان‌ها حکمفرماست، سازمان‌ها ناگزير از انجام تغييراتي در نگرش، دانش، رويکردها، رويه‌‌ها و نتايج مورد انتظار خود هستند.

از نظر آقاي جيم هاي‌اسميت چابکي از طريق دو مشخصه قابل تعريف است:

• چابکي توانايي در هر دو زمينه ايجاد و پاسخ به تغييرات به‌منظور کسب سود در محيط کسب و کار آشفته است.

• چابکي توانايي ايجاد تعادل بين انعطاف‌پذيري و پايداري است.

در اين مدل تحقيق ضمن استفاده از نتايج حاصل از تحقيقات پيشين، از شيوه عملکرد بندباز كه چگونه با تغيير بسياري از عوامل در طول مسير خود، همچنان قادر به ادامه حركت است، الگوبرداري شده است. يک بندباز داراي حساسيت بالاي درک شرايط بيروني در راستاي حفظ تعادل خود است. وقتي بندباز روي طناب قرار مي‌گيرد، همواره خود را بين دو وضعيت تعادل نسبي و عدم تعادل نسبي مي‌بيند. قرار گرفتن روي طناب نه حس تعادل كامل مانند ايستادن روي يك سطح ثابت را در بندباز القا مي‌كند و نه حس سقوط آزاد كه ديگر برقراري تعادل در آن امكان‌پذير نباشد. بندباز همه تصميمات خود را بر اساس آخرين اطلاعات دريافتي از وضعيت بدن و شرايط بيروني كه توسط حواس پنجگانه تشخيص داده مي‌شود، اخذ مي‌کند. تغييرات موتور محرك هر تصميمي برای اوست و بنابراین هر اختلالي كه موجب عدم تشخيص درست يا عدم انتقال به موقع و صحيح اطلاعات به مراكز تصميم‌گيري شود، نتايج تصميمات اخذ شده را به شدت تحت تاثير قرار خواهد داد. در هر لحظه از حركت يا حتي ايستادن بر روي طناب، تمركز بندباز در تجزيه و تحليل آخرين وضعيت بر اساس شرايط حس شده توسط حواس‌هاي درگير او است. در حالي‌كه همه اين فرآيندها در كمتر از كسري از ثانيه در ذهن بندباز در حال انجام است او با سرعت مورد نياز اقدام به عكس‌العمل مناسب جهت حفظ تعادل خود است.

بندباز الگوي غالب در انجام فعاليت‌هاي خود ندارد. او آموخته است الگوهاي از پيش تعيين شده محكوم به شكست هستند. او بدون آنکه بخواهد تصميم قبلي خود را مبني بر نحوه ادامه مسير به عنوان روش غالب لحاظ کند، تصميم جديد بنا بر شرايط جديد را اتخاذ و در لحظه مناسب اجرا مي‌کند. اين تصميم‌گيري بر اساس قابليت‌هاي موجود صورت مي‌گيرد که ريشه در تجارب گذشته دارد. عدم توجه به قابليت‌ها و توانايي‌هاي موجود منجر به تصميمي خواهد شد که در زمان اجرا يا به‌طور ناقص اجرا مي‌شود يا محکوم به شکست خواهد بود. بندباز بر اساس روش‌هاي محدود و از پيش تعيين شده ذهني قادر نخواهد بود تا تغييراتي که به‌طور مستمر و وسيع در حال وقوع هستند را پيش‌بيني، تحليل و بر اساس آن تصميم مناسب را اخذ کند. او داراي ذهني خلاق براي تصميم‌گيري بدون اصرار بر اجراي تصميمي که حتي چند لحظه قبل اخذ کرده بود، است، ولي نبايد فراموش كرد كه همه تحليل‌ها و تصميمات بر اساس اصول حفظ تعادل (ناشي از تجارب قبلي)، سرعت تحليل و آمادگي جسماني بندباز انجام مي‌گيرد.

اتفاقات پيش روي بندباز تکراري نیستند و همواره منحصربه‌فرد است و او به خوبي مي‌داند که بايد در هر لحظه بر اساس وضعيت استقرار خود روي طناب و مهارت‌هاي خود تصميم‌گيري کند. بندباز داراي انعطاف بدني زياد است تا فرمان‌هاي صادره از مغز را به نحوه مطلوب عملي کند. اين آمادگي بدني در لحظه ايجاد نمي‌شود و ناشي از تمرينات و ممارست‌هاي قبلي و با هدف استفاده در شرايط آشفته ايجاد شده است. بديهي است شرايط و مسير حرکت بندباز هر چقدر پرتلاطم باشد اهميت آمادگي بدني او به عنوان يکي از عوامل مهم در اجراي فرمان‌هاي صادره از مغز، بيشتر نمايان مي‌شود. منظور از آمادگي بدني بندباز آمادگي در هماهنگي بين عضلات و اعضاي بدن او مي‌باشد که چگونه هر عضو وظيفه خود را در موعد مقرر به نحو مطلوب انجام مي‌دهد و حتي در شريط خاص عضوي مجبور مي‌شود به جهت عملکرد نامناسب يك عضو ديگر، فشار و نيروي بيشتري را در مرحله زماني خاص تحمل کند. يک بندباز همه مراحل تشخيص، تحليل، انطباق و اقدام را در کسري از ثانيه انجام مي‌دهد چراکه در غير اين صورت بندباز خود را در حال سقوط خواهد يافت. سرعت در کليه مراحل ذهني و عملي يک بندباز به عنوان يک ضرورت و شرط لازم محسوب مي‌شود که بدون رعايت اين اصل، امكان حركت بر روي مسير پرنوساني همچون طناب، غيرممكن است.

با توجه به توضيحات بالا، عوامل زير به عنوان شاخص‌هاي پنجگانه مدل اين تحقيق به‌منظور ايجاد قابليت چابکي در پروژه‌ها تعيين شده‌اند:

1. حساسيت و قابليت تشخيص: توانايي تشخيص تغييرات

2. بلوغ: توانايي تجزيه و تحليل تغييرات و اخذ تصميم

3. انطباق پذيري: توانايي در انتخاب روش اجراي تصميم

4. شايستگي: توانايي اجراي تصميم

5. سرعت: توانايي انجام فرآيندهاي ذهني و عملي با سرعت موردنياز وسازگار(نمودار)

حساسيت و قابليت تشخيص: به آن معني است که تيم پروژه قادر است تا تغييراتي را كه به‌طور مستقيم يا غيرمستقيم نتايج پروژه را متاثر از خود ‌کند، شناسايي كند. اين پارامتر تا حدي ضروري و مهم است که چابكي را به معناي توانايي هر سازماني براي حسگري، ادراك و پيش‌بيني تغييرات موجود در محيط کاري تعريف کرده‌اند.

بلوغ: توانايي تجزيه و تحليل تغييرات به‌منظور اخذ تصميم در راستاي اهداف پروژه است. به عبارت ديگر پروژه قادر است تا تغييراتي را كه بر اساس آخرين شرايط محيط کسب و کار شناسايي شده است را بررسي و بر اساس آن تصميم‌گيري کند.

انطباق‌پذيري: در اين مدل تحقيق انطباق‌پذيري به معني توانايي در انتخاب روش جديد، ايجاد يك روش جديد يا اعمال تغييرات در روش‌هاي موجود به‌منظور تعيين نحوه اجراي تصميمات است.

شايستگي: شايستگي در اين مدل تحقيق به معناي توانايي اجراي فرآيندهاي مديريت پروژه بر اساس تصميمات و انطباقات صورت گرفته در نحوه اجرا است.

سرعت : سرعت در اینجا به معني توانايي براي انجام هر يک از فعاليت‌ها با سرعت مورد نياز است.

تفصيل مدل بر اساس عملكرد بند‌باز و كاركرد مخچه در بدن

در مدل اين تحقيق نحوه عملكرد بندباز به‌عنوان يكي از الگوهاي چابك‌سازي فرآيندهاي مديريت پروژه مورد استفاده قرار گرفته است. در مطالعه دقيق‌تر نحوه حفظ تعادل بندباز به نقش بسيار مهم مخچه در بدن منتهی شد که در ادامه به اين موضوع پرداخته خواهد شد.

عمده هماهنگي‌هاي مورد نياز بين اعضا و عضلات در هر حركتي برعهده مخچه است. بر همين اساس به وظايف اصلی مخچه در بدن مي‌پردازيم که عبارت است از:

• مخچه نقش‌هاي عمده‌اي در زمان‌بندي فعاليت‌هاي حرکتي همانند تغيير سريع و نرم از يک حرکت به حرکت بعدي بازي مي‌کند.

• مخچه حرکاتي که انجام شده‌اند را با حرکاتي که مورد نظر سيستم حرکتي بوده است با هم مقايسه مي‌کند. اگر حرکت انجام شده با حركت مورد نظر سيستم به‌طور رضايت‌بخشي با هم منطبق نباشند، آن گاه پيام‌هاي مناسب مجددا به سيستم حرکتي ارسال مي‌شوند تا از طريق انقباضات عضله‌اي حركت مطلوب نظر سيستم ايجاد شود.

• مخچه از حرکات کنوني خود نيز درس مي‌گيرد به اين معني که اگر حرکتي آن طوري که دقيقا مورد نظر بوده انجام نشود، مدار نوروني مخچه ياد مي‌گيرد که دفعه بعد حرکت قوي‌تر يا ضعيف‌تري انجام دهد و انقباضات بعدي عضله را با حرکات مورد نظر تطبيق دهد.

• يكي ديگر از نقش‌هاي مهم مخچه، هماهنگى حرکات، يادگيري‌هاي حرکتى و همچنين اجراي حرکات است.

گفته مي شود مخچه جعبه سياه سيستم عصبي مرکزي است که علاوه‌بر حفظ تعادل، سرعت و دامنه حرکات بدن را نيز تنظيم مي‌کند.

يك فرد معمولي قبل از فراگيری مهارت بندبازی قادر به انجام فعاليت‌هاي متعارف و روزانه خود مانند حفظ تعادل، راه رفتن در سطوح صاف، دويدن، عبور از موانع غيرهمسطح و بسياري از فعاليت‌هاي فيزيكي ديگر است كه در دوران رشد آموخته است. پروژه‌ها/ سازمان‌ها نيز قبل از ورود به حوزه چابكي بايد قابليت انجام پروژه‌هايي متعارف حوزه فعاليت خود را داشته و قادر باشند تا پروژه‌هايي با آشفتگي كم را مديريت کنند. بر اين اساس توانايي استفاده از حوزه‌هاي دانش مديريت پروژه مقبول در هر سازمان به عنوان چارچوب اوليه مديريت پروژه چابك محسوب مي‌شود؛ به بيان ديگر شرط لازم براي ايجاد توانايي در مديريت پروژه چابك قابليت استفاده از حوزه‌هاي دانش مديريت پروژه مقبول در هر سازمان است. وقتي صحبت از مقبول بودن يك روش، الگو و چارچوب در مديريت پروژه يك سازمان به ميان مي‌آيد در حقيقت به اين نكته اشاره دارد كه آن روش، الگو و چارچوب بر اساس مجموعه شرايط آن سازمان (نوع فعاليت، فرهنگ سازماني، نوع پروژه‌ها، زيرساخت‌هاي سازمان و بسياري عوامل موثر ديگر) بهترين گزينه براي انجام پروژه آن سازمان محسوب مي‌شود و حاكي از آن است كه روش فوق ضمن پاسخگويي به عمده نيازهاي پروژه، روش اجراي آن نيز در سازمان نهادينه شده است.

نزديک ترين سطح مديريت در يک پروژه که مشابه عملکرد مخچه در بدن است مديران مياني پروژه‌ها هستند. در هر پروژه کنترل مستمر عملکرد واحدهاي عملياتي توسط مديران مياني پروژه انجام مي‌شود. به‌طور متعارف مديران مياني در پروژه با عناويني همچون مهندسان پروژه يا کارشناسان ارشد فنی از افرادي باسابقه در سازمان که آشنايي کافي با دستورالعمل‌ها و قابليت‌هاي سازمان را دارند، انتخاب مي‌شوند. اين افراد به نوعي حافظه عملياتي پروژه/ سازمان به جهت آشنايي با فرآيندهاي مختلف کاري محسوب مي‌شوند. اين افراد ضمن آشنايي کافي با فرآيندها و دستورالعمل‌هاي سازمان قادرند تا با بهبود مهات‌های خود در شرايط پرنوسان فرآيندها را به خوبي کنترل و راه‌حل‌هاي عملي جهت انجام فعاليت‌ها ارائه کنند.

نتيجه‌گيري

سازگاري متدولوژي مديريت پروژه با شرايط هر پروژه نيازمند رويكردي ويژه مديريت در نحوه استفاده از ابزارهاي مديريتي در اين حوزه است. آشفتگي محيطي جزو آن دسته از شرايط ويژه‌ محسوب مي‌شود که به نوعي پيش‌بيني‌پذيري را مختل و امکان عکس‌العمل درخور را براساس روش‌هاي معمول سلب مي‌کند. درحالي‌که يکي از پيش‌فرض‌هاي اصلي روش‌هاي متداول مديريت پروژه پيش‌بيني‌ فعاليت‌ها در بستر زمان مناسب جهت پاسخگويي به تغييرات است، شرايط متلاطم به جهت تغييرات مستمر عوامل موثر در تصميم‌گيري عملا انتخاب نوع عكس‌العمل مناسب را از تصميم‌گيرندگان سلب مي‌کند.

بر اساس اين مدل تحقيق روش مديريت پروژه مقبول كه از آن طريق پروژه‌هاي متعارف سازمان مديريت شده و نتايج قابل قبول اخذ مي‌شد به عنوان پيش‌نياز متدولوژي مديريت پروژه چابك محسوب مي‌شود. به عبارت ساده‌تر چابك‌سازي در بستر مديريت پروژه مقبول صورت مي‌گيرد. با به‌كارگيري شاخص‌هاي پنجگانه اين مدل تحقيق كه عبارت بودند از قابليت تشخيص، بلوغ، انطباق‌پذيري، شايستگي و سرعت روي فرآيند‌هاي مديريت پروژه مقبول سازمان، افزايش چابكي قابل انتظار است.