5 روش ساده برای افزایش کارآیی امور

۵۵آنلاین :

مترجم : مینا شهری این جمله‌ به خوبی معنای این ایده را بیان می‌کند: « به جای این که ده نفر را استخدام کنیم که یک سنگ را جابجا کنند، بهتر نیست ده چرخ بسازیم و تنها از یک نفر بخواهیم که آن را هدایت نماید؟» اصول کار هوشمندانه این است که به جای سخت کار کردن، به دنبال روش‌های خلاقانه برای پیش‌برد کارها باشیم. بسیاری از افراد، به اشتباه فکر می‌کنند که هر چه ساعات طولانی‌تری کار کنند، نتیجه‌ی بهتری می‌گیرند. آنها روز را با خستگی، تنش و نا امیدی به پایان رسانده و تصور می‌کنند که ساعات کاری مفیدی داشته‌اند. البته در برخی مشاغل ممکن است این‌گونه کار کردن مورد نیاز باشد، اما در اغلب موارد کار مفید به معنای کار هوشمندانه و خلاقانه است. این احساسات منفی پس از اتمام ساعات کاری، نشان می‌دهد که در مسیر نامناسبی قدم گذاشته‌ و فشار تمام کارها را بر دوش خود گذاشته‌اید. مدیران، کاپیتان‌ها و رهبران ارکستر، همگی از روش کار هوشمندانه استفاده می‌کنند. این افراد، دست به هیچ ابزاری نمی‌زنند، اما نقش اصلی را ایفا می‌کنند. برای انجام کار هوشمندانه، باید در ابتدا از فعالیت‌هایی که در حیطه‌ی کاری شما نیست آگاه باشید و در مواقعی که کاری خارج از توان به شما محول شد، بگویید که این کار از عهده‌ی من خارج بوده و نیاز به کسی دارم که برای انجام آن به من کمک نماید. خوب است که در تمام زمینه‌ها آگاهی داشته باشید، اما نه در این حد که خود را متخصص تمام امور و بی‌نیاز از هیچ کمکی بدانید. در این صورت به هیچ نتیجه‌ای نخواهید رسید و باید همه‌ روزه به جای لذت بردن از زندگی و طبیعت، تا دیروقت در محل کار بمانید. در صورتی که احساس می‌کنید شدیدا در فشارهای کاری غرق شده‌اید، چند روش برای «هوشمندانه کار کردن به جای سخت کار کردن» در اینجا ارائه شده است: 1. انتخاب نماینده بهترین و سریع‌ترین روش انجام کارها این است که به جای به عهده گرفتن تمام امور، برای خود نماینده تعیین کنید. تصور کنید که چقدر طول می‌کشد تا 10 جعبه را از اتاق‌خواب به انتهای راهرو حمل نمایید. حال به این فکر کنید که اگر از 9 نفر دیگر کمک بگیرید چقدر زمان کوتاه‌تر می‌شود. به خصوص در دنیای امروز که وقت حکم طلا را دارد، استفاده از نماینده و کمک گرفتن از دیگران بهترین روش انجام کارها است. 2. یک بار بسازید، بارها استفاده کنید به جای اینکه هر بار همه چیز را از ابتدا ایجاد کنید، یک بار پایه‌های کار را بنا و بارها از آن استفاده نمایید. این کار هزینه‌ها را کاهش داده، از اتلاف وقت جلوگیری نموده و باعث افزایش بازدهی می‌شود. 3. تنظیم موضوعی فهرست کارها اگر یک لیست بلند بالا از کارهای مختلف داشته باشید و موضوعات آن‌ها مشخص نباشد، دچار سردرگمی شده و مدام باید از این پله به آن پله بپرید. به جای آن، بهتر است کارهای خود را به طور موضوعی دسته‌بندی نموده و به این ترتیب به طور سریع‌ و کارآمد به آن‌ها رسیدگی کنید. 4. برنامه‌ریزی برنامه‌ریزی، از آشفتگی و بی‌نظمی امور جلوگیری می‌کند. اگر پیش از انجام هر کاری برای آن برنامه و طرح داشته و موارد نیاز خود را مشخص کرده باشید، روند کار بسیار موثرتر و سریع‌تر خواهد بود. بهتر است برای هر روز، هفته، ماه و حتی سال خود برنامه‌ریزی نمایید. در این صورت هنگام رسیدن به آن زمان، می‌دانید که قرار است چه کاری انجام دهید. با مشغولیت‌های بی‌هدف وقت خود را تلف نکنید. زمان خود را در اهدافی که بیشترین سود و بازدهی را دارند برنامه‌ریزی نمایید. 5. استفاده از هوش جمعی برای انجام کارها به روش هوشمندانه و خلاقانه در ابتدا باید به این باور برسیم که اطلاعات ما محدود بوده و پاسخ تمام پرسش‌ها را نمی‌دانیم. به جای آنکه سعی کنیم تمام مسائل را به تنهایی حل کنیم، بهتر است از متخصصین و کارشناسان دیگر کمک بگیریم تا بتوانیم با کمک و مشاوره‌ی آن‌ها سطح پروژه را ارتقا بخشیم.